【Startup會計入帳
Bookkeeping指南】

SME 社企中小企公司快速簡單
製作1盤得體帳目的3個重點

執業了一段時間,客戶最常問到的問題,就是如何簡單快捷地砌好一盤公司帳目。他們通常是只有數名員工,甚至是「one man band」的SME中小企。他們沒有預算及實際需要去聘請一名專職會計人員,但佢哋亦冇讀過會計,所以在入帳bookkeeping方面一直感到很無助。

故此我嘗試從會計師樓審計角度撰寫以下小指南,幫助沒有太多時間,且沒有會計知識的中小企Startup老闆,最短時間內製作一盤實而不華,實用可靠的會計帳。

會計帳目最大作用:報税

首先略談一下為何我們還是建議自行bookkeeping入帳。首先如前文所述,備存會計紀錄其實是《公司條例》下董事的法律責任。前文也有提及到好的會計帳目可以幫助公司作財務預測預算、借貸、入股、合作等。

如果以上目的對中小企Startup還未夠「實際」的話,那報税就肯定是最「實際」的做會計帳原因。當每年收到利得税報税表(首次是開業18個月後收到)後,公司便要將會計帳目交給會計師樓做審計,在一個月報税限期(可找税務代表申請延期)內將會計師樓發出的審計報告及利得税計算表,連同税表一同遞交。

當然我知道坊間對報税這件「打大佬級」的難題有不同的理解ㄧㄧ有些SME老闆認為,自己只需要keep單,以為會計入帳是會計師樓的責任;有些跟本分不清會計、審計及報税有甚麼分別;甚至遇過一位客人只是拿著一張税表過來,甚麼都沒有就叫我們將税表填寫報上去。

bookkeeping

做好會計帳目「先苦後甜」

遇到以上情況,我們也會耐心向客戶解釋及盡量提供方案替客戶解決問題。即使部份會計師樓願意「一條龍」承包客戶的會計及審計需求,但沒有在當時保存好會計文件及做好紀錄,報税時才補救,要麼就「恨錯難返」,要麼就需要花上額外金錢及時間成本去補回文件,或回想之前的業務交易詳情。會計師樓見到帳目紀錄如此殘缺混亂,也會收取更高的服務費用,甚至拒接工作。

所以我們建議沒有聘請會計人員的中小企老闆,還是養成一下定期整理保存會計帳目的習慣。趁記憶猶新時快速做好紀錄,到報税時俾「一盤靚數」會計師樓,肯定是對你有好處的。

SME入帳,其實只有3個關鍵點

會計

接下來到實際如何入帳的部份了。由於我預期需要看這篇文章的公司老闆都沒有學過會計,所以以下的入帳指南並不牽涉 Double Entry, Debit Credit, Profit and loss, Balance sheet等較專門的會計知識。以下指南的目標是令「冇會計底」的人可以極速學會如果製作會計及審計人員「睇得明」、「跟得到」的流水入帳紀錄,好讓他們可以用較少心力替你「砌返」會計報表以作審計之用,從而減省額外的會計審計費用,及令你找會計師樓合作時更順利。

普通SME Startup行業,其實只需要製作3種類型的列表,便算是頗為完整整齊的會計流水紀錄。這3種列表分別是:

  1. 銀行出入紀錄

在會計師樓的角度,公司的銀行戶口永遠是最重要的審閱資訊。所以弄一個列表,解釋銀行的每條收款支款紀錄是必須的。列表能對應到銀行對帳單(Bank Statement)每一條紀錄,便是完整了。

列表內要注意的點是:

– 銀行戶口內每一個sub account, 例如儲蓄戶口(saving account), 支票戶口(current account), 外幣戶口都分開獨立做一份列表

– 列表的欄位包括日期、支出/收入類型、支出/收入詳情、對方公司名稱、入帳金額、出帳金額、憑證編號

  1. 非銀行的支出紀錄

不可能所有公司的收入支出都經公司銀行戶口的,董事(甚至員工)先代付公司支出,其後再問公司報銷費用,是非常普遍的。但請另外弄一個列表紀錄此等費用。

列表內要注意的點是:

– 只要跟公司業務有關的費用、有發票或收據、最好有付款証明,便可以放入這個列表記進支出,最後公司銀行戶口有否付還支出並不是重點。

– 只要你能合理解釋費用跟公司業務如何有關,大部分情況均可用來扣公司利得税,詳細情況可聯絡我們詳議

– 董事代付公司支出後,不問公司報銷,先掛帳也是普遍做法,這種情況也能記進公司支出。

– 列表的欄位包括發票/收據日期、支出/收入類型、支出/收入詳情、代付人姓名、對方公司名稱、支出金額、憑證編號

  1. 公司收入紀錄

除了銀行戶口,收入也是公司另一大命脈。也是一大會計師樓審查項目,保存好收入紀錄為人(給會計師樓審計)為己(記錄自己業務狀況)也重要。

列表內要注意的點是:

– 如公司營運多於一種業務(例如既做餐飲也做租場服務),那請每種業務獨立弄一張列表

– 列表的欄位包括收入發生日期、售賣之貨物/服務名稱、售賣之貨物/服務數量、客戶名稱、收入金額、憑證編號、客戶付款方式、客戶付款日期、誰收了款項

用甚麼軟件入帳

因為前面提及的入帳紀錄沒有牽涉太多專門會計技巧,所以Microsoft Excel來製作列表已經十分足夠。

那有人會問,近期Zero, Wave, QuickBook Online等坊間非常流行的online accounting software又有甚麼用呢?會計軟件是另一複雜題材,未來再在另文詳述。但在此可以簡單總結會計軟件對小企業最大的功用ㄧㄧ就是可以幫助不諳會計的人去出「似樣」的發票和收據,和製作一set「合理」的財務報表。

但會計軟件也不是隨便一個人第一次用都可以立即上手的。沒有會計概念的朋友,首先需要了解以上所述的入帳3重點和基本Double Entry知識,再需要用一段長時間了解「摸熟」軟件的interface和功能,用起來才能夠得心應手。這topic未來再另文探討。

如何保存會計紀錄

receipts

除了入帳,原始會計憑證也需要一些小技巧妥善保存。想起會計憑證大家可能只想起發票和收據,但其實銀行水單(bank slip), 銀行對帳單(bank statement)和公司註冊處登記文件也是十分重要。尤其是銀行對帳單,如果是選擇了紙樣單,請在銀行每月寄來對帳單後了將其珍而重之,最好就掃描一份soft copy;如果是選擇網上對帳單的話,就請記得每月月尾登入網上銀行下載最新月份的bank statement保存,避免其後因過期而不能下載。

至於發票、收據和bank slip應如何保存呢?我見有客戶將所有單據摺成圓條狀,最後每個月便有一pack圓形的「憑證球」;有些客戶則將收據摺得細細的,再用橡筋綁起放在月餅罐內;有些甚至直接買了十數個公文袋,將所有單據扔左裡面就作罷。的確外面有不少公司替人入帳及準備會計報表,但整理單據憑證這種「苦差事」,恐怕你有錢也很難找到人幫你辦理。

比較正規整理的做法是先準備一兩個釘孔的文件夾Box File、釘孔機和膠紙。首先用A4紙將單據影印,然後將正本單據用膠紙貼在影印本上面。可以將同一個月內性質一樣的單據(例如都是的士費或餐廳飯局費用)影印及貼在同一張紙上面。然後再在空白位置寫上費用/收入類型、總金融、誰付款、付款方式等重要資訊。將同一次業務交易的所有單據(如報價單、發票、送貨單、銀行收付水單、收據)釘在一起。

用同樣方法將所有正本單據弄成一張張A4紙。接下來將A4單據紙以單據日期舊到新排列,再依序編號,例如最舊的那張編為2020V001,之後為2020V002,and so on。最後將所有A4單據紙釘孔並放在Box file內。編號需要跟前面所提及的入帳3種紀錄內的「憑證編號」一致,好讓需要時容易查閱憑證紀錄。每到新一年度便另開新的Box file和用新的編號系統(例如2021V001, 2021V002, …)。

以上的做法看起來有點兒麻煩,但如果One Man Band老闆能養成習慣,建立一個整潔系統恆常整理收納及記錄單據,那只需每周花多你一點時間,一年後你便可以省卻很多會計上的煩惱,你亦可在會計審計公司面前建立更好的形象,一舉多得。

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