【Startup會計入帳
Bookkeeping指南】
SME 社企中小企公司快速簡單
製作1盤得體帳目的3個重點
執業了一段時間，客戶最常問到的問題，就是如何簡單快捷地砌好一盤公司帳目。他們通常是只有數名員工，甚至是「one man band」的SME中小企。他們沒有預算及實際需要去聘請一名專職會計人員，但佢哋亦冇讀過會計，所以在入帳bookkeeping方面一直感到很無助。
故此我嘗試從會計師樓審計角度撰寫以下小指南，幫助沒有太多時間，且沒有會計知識的中小企Startup老闆，最短時間內製作一盤實而不華，實用可靠的會計帳。
會計帳目最大作用：報税
首先略談一下為何我們還是建議自行bookkeeping入帳。首先如前文所述，備存會計紀錄其實是《公司條例》下董事的法律責任。前文也有提及到好的會計帳目可以幫助公司作財務預測預算、借貸、入股、合作等。
如果以上目的對中小企Startup還未夠「實際」的話，那報税就肯定是最「實際」的做會計帳原因。當每年收到利得税報税表（首次是開業18個月後收到）後，公司便要將會計帳目交給會計師樓做審計，在一個月報税限期（可找税務代表申請延期）內將會計師樓發出的審計報告及利得税計算表，連同税表一同遞交。
當然我知道坊間對報税這件「打大佬級」的難題有不同的理解ㄧㄧ有些SME老闆認為，自己只需要keep單，以為會計入帳是會計師樓的責任；有些跟本分不清會計、審計及報税有甚麼分別；甚至遇過一位客人只是拿著一張税表過來，甚麼都沒有就叫我們將税表填寫報上去。
做好會計帳目「先苦後甜」
遇到以上情況，我們也會耐心向客戶解釋及盡量提供方案替客戶解決問題。即使部份會計師樓願意「一條龍」承包客戶的會計及審計需求，但沒有在當時保存好會計文件及做好紀錄，報税時才補救，要麼就「恨錯難返」，要麼就需要花上額外金錢及時間成本去補回文件，或回想之前的業務交易詳情。會計師樓見到帳目紀錄如此殘缺混亂，也會收取更高的服務費用，甚至拒接工作。
所以我們建議沒有聘請會計人員的中小企老闆，還是養成一下定期整理保存會計帳目的習慣。趁記憶猶新時快速做好紀錄，到報税時俾「一盤靚數」會計師樓，肯定是對你有好處的。
SME入帳，其實只有3個關鍵點
接下來到實際如何入帳的部份了。由於我預期需要看這篇文章的公司老闆都沒有學過會計，所以以下的入帳指南並不牽涉 Double Entry, Debit Credit, Profit and loss, Balance sheet等較專門的會計知識。以下指南的目標是令「冇會計底」的人可以極速學會如果製作會計及審計人員「睇得明」、「跟得到」的流水入帳紀錄，好讓他們可以用較少心力替你「砌返」會計報表以作審計之用，從而減省額外的會計審計費用，及令你找會計師樓合作時更順利。
普通SME Startup行業，其實只需要製作3種類型的列表，便算是頗為完整整齊的會計流水紀錄。這3種列表分別是：
- 銀行出入紀錄
在會計師樓的角度，公司的銀行戶口永遠是最重要的審閱資訊。所以弄一個列表，解釋銀行的每條收款支款紀錄是必須的。列表能對應到銀行對帳單(Bank Statement)每一條紀錄，便是完整了。
列表內要注意的點是：
– 銀行戶口內每一個sub account, 例如儲蓄戶口(saving account), 支票戶口(current account), 外幣戶口都分開獨立做一份列表
– 列表的欄位包括日期、支出/收入類型、支出/收入詳情、對方公司名稱、入帳金額、出帳金額、憑證編號
- 非銀行的支出紀錄
不可能所有公司的收入支出都經公司銀行戶口的，董事（甚至員工）先代付公司支出，其後再問公司報銷費用，是非常普遍的。但請另外弄一個列表紀錄此等費用。
列表內要注意的點是：
– 只要跟公司業務有關的費用、有發票或收據、最好有付款証明，便可以放入這個列表記進支出，最後公司銀行戶口有否付還支出並不是重點。
– 只要你能合理解釋費用跟公司業務如何有關，大部分情況均可用來扣公司利得税，詳細情況可聯絡我們詳議
– 董事代付公司支出後，不問公司報銷，先掛帳也是普遍做法，這種情況也能記進公司支出。
– 列表的欄位包括發票/收據日期、支出/收入類型、支出/收入詳情、代付人姓名、對方公司名稱、支出金額、憑證編號
- 公司收入紀錄
除了銀行戶口，收入也是公司另一大命脈。也是一大會計師樓審查項目，保存好收入紀錄為人（給會計師樓審計）為己（記錄自己業務狀況）也重要。
列表內要注意的點是：
– 如公司營運多於一種業務（例如既做餐飲也做租場服務），那請每種業務獨立弄一張列表
– 列表的欄位包括收入發生日期、售賣之貨物/服務名稱、售賣之貨物/服務數量、客戶名稱、收入金額、憑證編號、客戶付款方式、客戶付款日期、誰收了款項
用甚麼軟件入帳
因為前面提及的入帳紀錄沒有牽涉太多專門會計技巧，所以Microsoft Excel來製作列表已經十分足夠。
那有人會問，近期Zero, Wave, QuickBook Online等坊間非常流行的online accounting software又有甚麼用呢？會計軟件是另一複雜題材，未來再在另文詳述。但在此可以簡單總結會計軟件對小企業最大的功用ㄧㄧ就是可以幫助不諳會計的人去出「似樣」的發票和收據，和製作一set「合理」的財務報表。
但會計軟件也不是隨便一個人第一次用都可以立即上手的。沒有會計概念的朋友，首先需要了解以上所述的入帳3重點和基本Double Entry知識，再需要用一段長時間了解「摸熟」軟件的interface和功能，用起來才能夠得心應手。這topic未來再另文探討。
如何保存會計紀錄
除了入帳，原始會計憑證也需要一些小技巧妥善保存。想起會計憑證大家可能只想起發票和收據，但其實銀行水單（bank slip）, 銀行對帳單（bank statement）和公司註冊處登記文件也是十分重要。尤其是銀行對帳單，如果是選擇了紙樣單，請在銀行每月寄來對帳單後了將其珍而重之，最好就掃描一份soft copy；如果是選擇網上對帳單的話，就請記得每月月尾登入網上銀行下載最新月份的bank statement保存，避免其後因過期而不能下載。
至於發票、收據和bank slip應如何保存呢？我見有客戶將所有單據摺成圓條狀，最後每個月便有一pack圓形的「憑證球」；有些客戶則將收據摺得細細的，再用橡筋綁起放在月餅罐內；有些甚至直接買了十數個公文袋，將所有單據扔左裡面就作罷。的確外面有不少公司替人入帳及準備會計報表，但整理單據憑證這種「苦差事」，恐怕你有錢也很難找到人幫你辦理。
比較正規整理的做法是先準備一兩個釘孔的文件夾Box File、釘孔機和膠紙。首先用A4紙將單據影印，然後將正本單據用膠紙貼在影印本上面。可以將同一個月內性質一樣的單據（例如都是的士費或餐廳飯局費用）影印及貼在同一張紙上面。然後再在空白位置寫上費用/收入類型、總金融、誰付款、付款方式等重要資訊。將同一次業務交易的所有單據（如報價單、發票、送貨單、銀行收付水單、收據）釘在一起。
用同樣方法將所有正本單據弄成一張張A4紙。接下來將A4單據紙以單據日期舊到新排列，再依序編號，例如最舊的那張編為2020V001，之後為2020V002，and so on。最後將所有A4單據紙釘孔並放在Box file內。編號需要跟前面所提及的入帳3種紀錄內的「憑證編號」一致，好讓需要時容易查閱憑證紀錄。每到新一年度便另開新的Box file和用新的編號系統（例如2021V001, 2021V002, …）。
以上的做法看起來有點兒麻煩，但如果One Man Band老闆能養成習慣，建立一個整潔系統恆常整理收納及記錄單據，那只需每周花多你一點時間，一年後你便可以省卻很多會計上的煩惱，你亦可在會計審計公司面前建立更好的形象，一舉多得。